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咸阳市工信委(国资委)公文处理办法
来源:咸阳市工信委    作者:咸阳工信委    点击数:    发表时间:2016-08-05

第一章   总则

第一条  为加强市工信委(国资委)机关的公文处理工作,使之科学化、规范化、制度化,不断提高公文处理工作的质量和效率,根据2012年4月中央办公厅和国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和市委办、市政府办有关公文处理规定,结合我委实际,制定本办法。

第二条  市工信委(国资委)的公文,是市工信委(国资委)在处理公务活动中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,依法履行职责和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则,做到及时、准确、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保党和国家秘密的安全。

第六条  市工信委(国资委)公文的主要形式为市工信委文件、市国资委文件、市工信委函、市国资委函、市工信委(国资委)办公室文件、市工信委(国资委)办公室函;市工信委党委文件、市国资委党委文件、市工信委党委函、市国资委党委函、市工信委(国资委)党委办公室文件、市工信委(国资委)党委办公室函。

第七条  市工信委(国资委)办公室(党委办公室,下同)是公文处理的管理部门,主管委机关的公文处理工作,并对委机关各科室、下属事业单位市国资委监管企业的公文处理工作进行业务指导。

第八条  市工信委(国资委)各级负责同志应当高度重视公文处理工作,自觉遵守本办法,并加强对公文处理工作的领导和检查。

第二章  行文规则

第九条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性,行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。

第十条  属于市工信委(国资委)职权范围内的事务,确需行文的,应当自行行文或联合行文。须经上级机关批准的事项,经上级机关同意后,可由市工信委(国资委)行文,文中应当注明经上级机关同意字样。

第十一条  除上级机关负责人直接交办的事项外,原则上不得以机关名义向上级机关负责人报送公文,确需报送时,一般不得多头分送,因情况紧急确需分送的,应在首页注明分送情况。

第十二条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。不得在非请示性公文中夹带请示事项。

第十三条  向市政府或市政府办公室报送的文件,一般以市工信委(国资委)名义行文;向市委或市委办公室报送的文件,一般以市工信委(国资委)党委名义行文,其中请示或报告的份数为5份,请示需在附注处注明联系人和联系电话。

第十四条  行文中涉及到市级其他部门或委内有关科室职能时,应主动协商会签;有关部门或科室之间未协商一致的问题,不得行文。

第十五条  不相隶属机关之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属机关发送的公文,不得有指示性的内容。

第十六条  同级或同一管理层次的机关之间必要时可联合行文。

第十七条  除办公室外,市工信委(国资委)内设科室不得对外正式行文。

第十八条  受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关;向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送其另一上级机关。

第十九条  委内重点业务工作实行会审制度,凡未经会审的重点业务工作一般不能对外行文。

第三章  收文办理

第二十条  收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、初审、拟办、承办、催办、答复等程序。

第二十一条  收文处理

(一)受理公文的范围是:省工信厅、省国资委、省中小企业促进局;市委、市人大、市政府、市政协及其各部门,群众性社会团体;各县工业发展局、中小企业促进局,市国资委监管企业,下属事业单位,联系的行业协会等主送或抄送市工信委(国资委)的公文,以及其他属市工信委(国资委)职能范围内应当受理的公文。

(二)所有报送市工信委(党委)、国资委(党委)的公文均由机要室统一接收。接收公文时,机要室应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况,确认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期;签收绝密件、机密件应登记公文序号;签收特急公文应注明签收时间。收文分为办件和阅件,对主送市工信委(国资委)需要答复、办理或反馈结果的公文为办件,需要送委领导和有关科室阅知的公文为阅件。

(三)对需要办理的公文重点进行初审。初审的重点是:来文是否属公文受理范围;是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否规范等。对不符合规定的公文,报经办公室负责人批准后可退回呈报单位,并说明理由。

(四)对符合规定的公文,办公室提出拟办意见,按程序送委领导阅批或交有关科室办理。需要两个以上科室承办的事项,应明确主办科室;对紧急公文,应标明办结时限。

(五)委领导和各科室直接收到公文,或参加会议后带回的材料,应当及时转交机要室按程序办理。特别紧急的公文,可在办理的同时到机要室补办登记手续。

(六)承办科室收到交办的公文后,要及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本科室职能范围或不宜由本科室办理的,应说明理由并提出办理意见,经原批办的委领导审定同意后,及时退机要室转送相关科室办理。

第二十二条  公文传递

(一)公文的传批、传阅顺序原则上按照委领导的排序,传批件由后向前送批,传阅件由前向后送阅。如委领导出差(访)等,可以合理调整,切实提高公文运转效率。

(二)公文传批、传阅过程中,委领导批示有关科室阅处的,一般需待公文传批完毕后再转相关科室;时限紧急的,由机要室复印送承办科室先行办理,原件继续传批。

(三)各科室要指定专人负责公文传递工作,每日及时和机要室搞好文件交接。文件交接时,要严格履行签字等手续。

第二十三条  公文督办

(一)办公室负责公文督办工作。坚持完善督办工作机制,切实加强对重点工作或事项的督办,有效保证工作质量和效率。

(二)公文办理完毕后,主办科室要及时将办结情况告机要室归档,并办理销号手续。

(三)未能按时办结的公文,主办科室应及时与有关部门沟通,需要书面作出说明的,及时说明情况,同时抄送办公室备案。

(四)办公室要对各科室办理的重要文件重点督办,急件及时督办,日常文件定期督办,每月通报一次各类文件的办理情况。

第四章  发文办理

    第二十四条  发文办是指以本委名义制发公文的过程,包括拟制、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

第二十五条  公文拟制

(一)草拟公文应当做到:

1、符合国家的法律法规和党的路线方针政策及其他有关规定。凡拟提出新的制度、规定的,应充分征求有关方面意见,切实可行并加以说明。

2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定,做到文种正确,格式规范。

4、人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5、文稿中不得引用中央、省、市领导同志未公开发表的内部讲话,不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。

6、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

7、使用国家法定计量单位。

8、公文中使用非规范化简称时,应先用全称并注明简称。 使用国际组织外文名称或其缩写形式,在第一次出现时应注明准确的中文译名。

9、公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

10、紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要,确定紧急程度。

11、涉密公文,应当根据国家有关保密规定标注相应的密级。
    12、拟制公文一律用钢笔或签字笔,严禁用铅笔或圆珠笔。

(二)转发上级机关和其他部门文件:

1、对上级机关和其他平级机关的正式文件,可根据需要予以转发。转发文件,应当结合工作实际,提出具体的贯彻要求。

2、转发涉密文件应标注相应密级。

    3、下列文件不得转发:各种绝密文件、资料;中央、省、市领导同志未公开的内部讲话;规定限制阅读范围的文件;政策、法律、法规、重要措施的未定稿;其他不得转发的文件。

(三)拟制公文中,对涉及其他部门职责的事项,主办科室应主动与其协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办科室应报请委领导予以协调,取得一致意见后再行文。

  第二十六条  公文审核

(一)为保证公文质量,市工信委(国资委)实行二级核稿制度。拟以市工信委(国资委)、市工信委(国资委)办公室,市工信委(国资委)党委、市工信委(国资委)党委办公室名义发出的公文,除紧急事项外,公文送委领导签发前,须经办公室审核,不得先签后核。

(二)公文审核的重点是:是否确需行文,是否符合各项政策、法规,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,行文方式是否妥当,公文格式是否符合《党政机关公文处理工作条例》和市委办、市政府办有关公文处理规定等。

(三)公文审核中,如需对文稿作较大修改,应当与拟文科室协商或请其修改;修改后的文稿须由拟文科室领导确认核稿人员应当进行复核。

  第二十七条  公文签发

(一)各科室报送委领导签发的公文,应当做到:

1、符合《党政机关公文处理工作条例》和市委办、市政府办有关公文处理工作的规定,以及市工信委(国资委)有关公文处理的具体要求。

2、必须经本科室主要负责人审核。主要负责人出差期间,由主持工作的负责人审核。

    3、不得同时分送两位以上委领导阅批。
    4、送签的文稿应当为誉清稿。

(二)公文的签发,实行权责结合的原则。

    1、以市工信委(国资委)或市工信委(国资委)党委名义报送上级机关的公文,由市工信委(国资委)主任(书记)或主任(书记)委托其他领导签发,主任(书记)到外地出差时,由主任(书记)授权,由主持工作的其他领导签发。

2、以市工信委(国资委)名义公布的规章、决定,贯彻委各项工作具体方针、政策的重要工作部署,人事任免事项等重要公文,经分管委领导审核后,由市工信委(国资委)主任或委托其他领导签发。以市工信委(国资委)办公室名义制发的公文,由办公室主任签发,重要公文报委领导签发。

3、以工信委(国资委)党委名义公布的决定、规定,贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署,人事任免事项等重要公文,经分管委领导审核后,由党委书记或委托其他领导签发。以市工信委(国资委)党委办公室名义制发的公文,由党委办公室主任签发,重要公文报委领导签发。

4、会议纪要由会议主持人签发。如涉及其他委领导分管的事项,会议主持人应批请相关委领导核发或报请委主要领导签发。

5、审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和签批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示己阅知。

第二十八条  公文印制

(一)公文正式送印前,由机要室进行复核。复核的重点是:

审批、签发手续是完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核,如需对文稿进行实质性修改,应按程序复审。

(二)市工信委(国资委)公文由机要室编号后送印。

(三)市工信委(国资委)公文的发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。凡以市工信委(党委)或国资委(党委)名义发文,上行文编号咸工信(党)字或咸国资(党)字,平行文或下行文编号咸工信(党)发或咸国资(党)发。凡以市工信委(国资委)办公室或市工信委(国资委)党委办公室名义发文,上行文编号咸工信(党)办字或咸国资(党)办字,平行文或下行文编号咸工信(党)办发或咸国资(党)办发。会议纪要、送阅件的按年份累计编号。

(四)公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定。主办科室需要增印公文,须提出意见,由科室负责人签字后,报经办公室负责人同意。

(五)公文印制时,排版的清样由拟稿人校对。校对应消灭
漏字、多字、错字等,并对公文格式、排版清样等进行检查。校对人应签署姓名。改定的清样,由文印部门付印。印制好的文件要做到无缺损,版头鲜明,套印准确,裁切整齐,无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

第五章   公文归档

第二十九条  公文办理完毕后,各科室应当及时退回机要室。为了方便工作需要暂时由本科室保存的文件,根据《中华人民共和国档案法》《咸阳市工信委(国资委)档案管理暂行办法》的有关规定,应当进行整理后,每年元月底前将上一年度的所有文件集中移交办公室统一立卷、归档。

第三十条  归档的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,并能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。承办人员应当根据文书立卷的要求,将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等)整理后,送办公室立卷,个人不得私自保存应归档的公文。

第二十一条  联合办理的公文,市工信委(国资委)主办的,由办公室整理立卷;其他部门主办的,原件由主办部门归档,市工信委(国资委)保存复制件。

第三十二条  归档范围内的公文,按照《咸阳市工信委(国资委)机关档案保管期限的规定》确定保管期限。

第三十三条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准复印或翻印的以外,经委保密委(办)批准,可以复印或翻印。复印或翻印时,应当注明复印或翻印的单位、日期、份数和发送范围。

第三十四条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖
“市工信委(国资委)复印件”证明章,并视同正式文件妥善保管。

第三十五条  汇编上级机关的秘密公文,须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十六条  市工信委(国资委)制定的可公开的规章、规范性文件等,应当履行信息公开审查等程序后及时上网公布。

第三十七条  市工信委(国资委)公文在办理、管理、整理、归档等过程中,属于国家秘密件的按《咸阳市工信委(国资委)保密管理暂行办法》严格办理,虽不涉及国家秘密但属于工作秘密(如市级领导重要批示件等)的文件,任何科室和个人在公文正式印发前不得私自复印、传抄和泄露。

第三十八条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别后,可以销毁。销毁秘密公文,应当严格按照有关规定,履行审批登记手续后,到指定场所由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁公文的清单,由办公室妥善保存备查。个人不得私自销毁留存涉密公文。

第三十九条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时,应当及时将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六章  其他

第四十条  市工信委(国资委)纪委、下属事业单位的公文处理参照本办法执行。

    第四十一条  公文处理中涉及电子公文的有关规定另行制定。

     第四十二条  本办法自发布之日起施行